招聘时收集的信息可能违法了 | HR收集求职者信息的边界在哪里？

促进就业、反就业歧视已是相关部门老生常谈的话题。但近期，上海发布的《上海市就业促进条例》，却还是让不少企业管理者“有点慌”：

比第三十一条更重要的是其罚则：违反该规定除了追究相应的法律责任之外，该失信信息还会纳入本市公共信用信息服务平台。

基于安全性的考虑，一些企业在招聘特定岗位员工时，会要求员工提供无犯罪记录证明；亦或是收集相关健康状况。但很显然，现在这些非常具体的管理动作，在上海已经“行不通了”。

那作为企业HR管理者，我们在招聘过程中到底能收集什么信息？不能收集什么信息？哪些信息涉嫌就业歧视等问题？

随着新政的出台，我们也需要更新自己的知识储备了~

企业招聘过程中哪些个人信息能收集？

首先我们要明确，企业招聘过程中信息收集的范围，仅限于与劳动合同相关或者履行劳动合同相关的信息。这里的依据是《劳动合同法》第八条：

从立法本意来看，本条其实是保护了劳动者的隐私权，限制企业的部分知情权，同时从获取根源上间接地避免就业歧视的发生。

这一规定其实也为企业划定了收集个人信息的边界——边界内的信息，企业可以让求职者说明，边界外的信息企业不能要求求职者提供。

那么问题来了：什么属于“和劳动合同直接相关的基本情况”，什么不属于呢？

从立法背景来看，人大法工委编写的《劳动合同法释义》（以下简称“释义”）对于此便有很好的说明。从《释义》的解释来看，《劳动合同法》中第八条的基本情况包括：劳动者知识技能、学历、职业资格、工作经历以及部分与工作有关的劳动者个人情况。

实践中，由于企业用工情况不同，不同岗位的性质特点各有差异，这里提到的“知识技能、学历、职业资格、工作经历”已经不能满足企业的实际招聘要求，更多的部分我们要将目光聚焦于后半句——“部分与工作有关的劳动者个人情况”。

这个部分比较复杂，需要综合很多信息来判断企业在招聘流程中是否合规。比如餐饮行业收集“痢疾、伤寒、甲肝”的个人情况是合理的，但是对于办公室文员可能就不合适。

但是至于实践中，哪些属于“部分与工作有关的劳动者个人情况”，在《释义》中则只提到，“可由有关部门根据实际情况作出补充性规定。”

可以说，本次的《上海市就业促进条例》第三十一条，一定程度上是劳动合同法第八条的补充。

可以看到，法律对于企业能够收集哪些个人信息存在模糊地带。而招聘录用作为员工职场生命旅程的前置环节，可以说是员工个人信息被收集最集中、也是最频繁的环节。

接下来，我们就以招聘录用的环节为例，来看看这个场景下，通常有哪些具体流程会涉及到收集员工个人信息，作为HR伙伴，在这些流程中都需要注意些什么？

招聘录用中，收集个人信息的四大常见场景

简历作为求职者信息的一个大的集合，一般会包含个人基本信息、联系方式、求职意向、教育背景、工作经历、职业技能等。

一般而言，简历如果是自愿提供的（此处自愿是指并非公司要求的信息种类，指求职者自行编写、同时向公司主动发送的情况），可以视为员工向企业对于自身隐私权的让渡，即使上面有一些可能会被视为“招聘禁忌”的信息，如婚育等。

但是，此处并非让员工“被自愿”地提供一些禁止提供的信息。因为如果有相关明示或暗示的内容，一旦发生争议，企业很难在以上信息存在的情况下，排除自己就业歧视行为的责任。

此外，收集简历的另一大方式是公司通过第三方平台进行收集。针对“主动提供”和“通过第三方收集”这两种情景，赉擘斯有三点提示给到HR伙伴：

1）求职者主动提供

主动提供的，可以视为求职者已经对简历上的信息进行授权，所以无需再多关注。

2）公司通过第三方收集

如果是通过招聘/猎头网站收集的，需要注意简历来源的合规性，特别是注意签订的合作协议中简历来源合规义务与责任。一般需要注意，求职者对第三方网站授权的条款与网站对于信息来源合规的承诺。不建议HR伙伴从其他公司的HR好友、HR招聘群或其他非正式渠道收集简历。虽然与就业歧视无关，但很容易产生违法处理个人信息的问题。

3）第三方收集转主动提供

从实操上，我们虽然已经通过第三方渠道收集到了员工的简历，但是可以在初步接触的电话中，让有初步意愿的员工提交电子版简历，或面试时携带纸质版简历，来规避掉收集简历这一步的可能存在的法律风险。

在面试前，很多企业的第一步是需要求职者填写应聘人员信息登记表（以下统称信息登记表），以便提供给招聘者更多面试的判断材料，同时供后续入职所需信息的存档。

信息登记表包含的内容整体上比较制式，通常会在简历的基础上增加身份证号、档案所在地、户口所在地、现居住地、资格证书、曾获奖励、工作经历、过往教育经历的详细信息（毕业院校、就读时间、就读专业、所获学历、培养方式）等，同时还可以收集一些与劳动关系相关的问题，比如是否与原单位签订竞业禁止协议等。

这里需要提示HR伙伴的是，此类信息表并没有一个完美的固定模板，所以在合规判断上，我们需要遵循一个原则：信息表收集的求职者信息应当限于面试需要的合理范围，而合理范围的判断，需要根据企业实际情况制定。

我们也需要注意，有一些大家可能觉得合理，但其实在这个阶段不能收集的部分，比如婚育信息，部分身体健康状况、银行账户信息等。

值得注意的是，对于与劳动合同无关或者履行劳动合同无关的信息，求职者有权不填写，即使求职者填写的是虚假信息入职之后企业也不得以此对员工进行解除。

因填写婚育虚假信息被用人单位解除的劳动争议案例很多，例如（2014）黄浦民一（民）初字第4034号，法官认为婚育状况通常与劳动合同的履行没有必然关系，属于个人隐私，因担心就业压力虚报个人婚育状况不构成欺诈，用人单位以劳动者在签订劳动合同、填写信息登记表时对婚育状况做不实陈述的，用人单位以此解除劳动合同属于违法解除。

招聘录用过程中还有一个较为常见的个人信息收集场景，即背景调查。特别是在社会招聘、录用有一定工作经验的候选人时，其背调的主要方式主要是核实候选人之前所提供的材料、查询候选人合法公开的信息、电话访谈熟知候选人的相关人士等。背调过程中，企业收集个人信息需要注意的重点在于授权和合理。

1）获得员工的授权才可进行背调

需要明确的是，企业背调必须取得求职者的同意，比如可以在后续的Offer的回执单中附上“本人已许可并授权某某单位对本人在以往工作单位的表现、业绩、离职原因等情况的真实性予以调查”等条件，或单独获得员工对于背调授权书的签字来获取员工本人的授权。

2）背调中在多数企业中，部分会涉及“无犯罪记录”的考察，这在法律框架内不被提倡

有些企业会在背调中查询员工是否有无违法犯罪记录，从上海就业促进条例中可以看出该行为不被提倡——有无违法犯罪记录，大多数情况下与企业和员工建立劳动关系并不直接相关。但这个事情也不是“一棒子打死”，比如：

该规定给了企业查询违法犯罪记录的权限，但是我们也需要注意符合后半部分的从业禁止规定的限制条件。

在这里，从业禁止指的是法律中有受过刑事处罚不得担任该岗位的明确规定，比如《法官法》中规定因犯罪受过刑事处罚的不得担任法官、《律师法》中规定受过刑事处罚的（但过失犯罪的除外）不得担任律师等。针对与企业而言《公司法》中涉及从业禁止的岗位只包括董事、监事、高管等。

《公司法》规定因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，执行期满未逾五年，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年的不得担任公司的董事、监事、高级管理人员。

入职体检的本意，是通过体检来保障入职员工的身体情况是否适合从事该项工作，同时确保从事易使传染病扩散工作的员工，当前不存在易传染的传染病。在以上两点要求外，以任何身体原因排除员工就业权利的行为都是不合理的。

1）哪些岗位符合以上两点要求？

①员工的身体状况条件要与岗位要求相匹配

这种情况通常发生在岗位需要身体条件符合特定标准才能履行，或该岗位会对当前劳动者的身体状况造成较一般人而言更明显的潜在损害。

前者，比如民航飞行员岗位的身体素质要求，因为其岗位的特殊性，及其行业的硬性规范要求，需要遵守《民用航空招收飞行学生体检鉴定规范》，所以在体检中如果视力低于“一眼裸眼远视力应达到0.7或以上，双眼远视力应达到1.0或以上”，便会等同于身体状况与岗位要求不匹配。因此而拒绝员工入职飞行员岗位是合理的，不涉及就业歧视。

但是大多数岗位不会有此类的明确规范。企业管理者在做判断时，求职者身体状况要明显不能胜任该岗位的主要工作，才能够做出不予录用的考量。

后者，例如高空作业岗位，如果存在明显高血压心脏病的员工，可能会对员工身体健康造成重大安全隐患，一般拒绝员工入职也不会涉及就业歧视。

②员工存在传染病，且所从事岗位极可能造成传染病流行

我们可以从企业所处的法规或规范得知，哪些岗位是以上规定中易使传染病扩散的岗位。

比如服务岗位：

再比如药品生产行业：

还有化妆品生产行业：

2）入职体检是放在发offer之前还是之后？

从实际状况来看，多数企业习惯将Offer放在入职体检之前，这样操作对于即将入职的员工而言，体验上会更好一些，会有更高的概率让求职者入职。但是我们也需要注意，一旦Offer发出，若体检报告上存在一些不适合入职的细节，但这种细节又没有达到上述标准，企业以此为由拒绝求职者入职，会造成企业缔约过失的责任，需要对求职者负有赔偿义务，并且也无法排除求职者在此过程中诉讼企业基于健康情况就业歧视的问题。

因此在实操上，企业也可以权衡管理目标和企业实际情况，综合考虑员工入职和后续缔约风险的问题。

到这里，企业招聘录用过程中常见的个人信息收集场景就梳理完了。梳理清楚哪些信息可以收集，哪些信息不能收集，才是做好招聘工作风险防范、避免就业歧视的基础。

招聘录用环节的

企业管理建议

在招聘及用工管理中，企业管理者应当注意以下几点：

1、严格审查招聘广告的发布内容，不得含有任何涉嫌就业歧视的限制性条件与不合理要求，比如性别、年龄、民族等，不同平台发布的招聘广告内容需保持一致；

2、求职者填写应聘人员信息登记表时，信息登记表除了设定个人基本信息、教育经历、从业经历、职业资格等与劳动合同相关或者履行劳动合同相关的信息外，应避免设定婚育情况、家庭情况等涉及个人隐私的问题，面试过程中也应避免询问此类问题，更不得使用歧视性语言贬低劳动者的某些个人情况；

3、在入职环节，企业要综合考虑求职者的个人能力、工作经验、与岗位的匹配程度等因素，不能以性别、年龄、婚姻、育龄、户籍、地域等涉及就业歧视的因素作为是否录用的决策因素。如果求职者不符合录用条件，需明确告知求职者与岗位任职条件不符合的原因，避免任何涉及就业歧视的可能；

4、劳动关系建立后，企业不得因为员工曾有犯罪记录等不合理的理由予以辞退，但是如果在入职环节填写了与劳动合同直接相关的虚假信息，并对信息真实性承诺，则可以配合员工手册作违纪处理。

后记

2018年最高院发布的《关于增加民事案件案由的通知》中，在第一部分“人格权纠纷”项下增加了第四级案由“平等就业权纠纷”，从案由规定上畅通了保障平等就业权的司法途径，是在法律实施上促进公平就业的一个重大进步。

2022年全国“两会”期间，《政府工作报告》提到，“要坚决防止和纠正性别、年龄等就业歧视”，就业歧视首次出现在《政府工作报告》中，国家一直以来强调就业市场的公平性，从法律上赋予了公民平等就业和自主择业的权利。

平等就业权作为劳动者最基本、最重要的生存权利，是劳动者生存和发展的重要基础，依法受到法律保护，但同时又一定程度上与企业用工自主权存在碰撞，如何在劳动者的平等就业权和企业的用工自主权中寻求平衡也一直是企业用工管理上的难点。只有企业的用工管理符合“合法、合理、合情”的原则，依法用工，不突破法律禁止的红线，才能从根本上去保障企业和劳动者的合法权益，促进就业环境的和谐稳定。

在实际招录管理过程中，可能每一点都是细微的小点；在《就业促进法》实施的15年中，虽然案例只有千余，但是每一个案例都是敲打我们往合规迈向更近一步的根基。目前相关案例累计增长的趋势，也愈发明显。从公布的文书数量来看，从2020年新冠疫情爆发起，每年累计有关《就业促进法》的案例，均呈现较疫情前翻倍增长的趋势。

疫情前，大家可能不会太在意这些，但是现在，时代变了。

于细微处见知著，于无声处听惊雷。