【实操干货】疫情反复， HR远程离职沟通的风险识别与应对

“被动离职沟通”作为非常特殊的一类职场沟通场景，有其特殊的属性和挑战。

疫情频现，导致很多“被动离职沟通”中，HR不得不以远程的方式进行。远程离职沟通存在哪些法律风险，又有哪些管理上的挑战？本文结合赉擘斯项目团队近两年的上千个远程协商解除沟通的经验，梳理了远程离职沟通中，协商解除的落地注意事项，更多远程离职沟通的案例和实用技巧，可关注赉擘斯疑难个案实战训练营。 

常见远程离职沟通场景

在各地设有分支机构、办公地点或者只是有业务团队base当地的企业，只在公司总部或有限的几个城市设有专职的HR岗位，通常当各个城市出现较为疑难的ER case时，由于负责经理与员工不在一起，当地也没有专门做离职沟通的HR团队，离职沟通的方式往往是HR伙伴前往各地与员工面谈。但疫情当下，出差变得异常艰难。

与此同时，如果涉及到大批量的员工劳动关系调整时，离职沟通往往需要多地同时进行，HR团队需要在同一时间支持多个城市时，要实现全员的一对一面谈往往成为最奢侈的选项。

当然也会有一些情况，是由于员工本人的原因导致无法实现面谈。比如，当员工处于孕晚期或产假期间，短时间内无法返岗或来到办公室参与离职沟通；再比如，员工医疗期虽已届满、但仍处于病假期间无法返岗，企业需与员工沟通之后的工作安排或进行解除沟通。

在近几年的疫情状况下，也经常出现沟通团队或被沟通员工所在住所或区域因疫情原因被临时封控，短时间内无法回到公司参与一对一的面谈沟通。面对新冠疫情小规模爆发的不确定性以及各地疫情防控政策的不一致性，如往常一样的远程沟通往往会伴随着被隔离几天的风险，不仅加大沟通成本，面谈的意愿度也大大降低。

在面对这些不确定因素时，电话或视频会议的远程沟通（以下称“远程离职沟通”）成为了唯一可行的解决方案。

远程离职沟通有哪些风险？

员工被动离职沟通，最重要的标志是签署相关法律文书，或者是签收单方通知书，或者是与公司签署相关协议书（最常见的是协商解除协议书）。通常的做法是与员工进行面签。面签最大的好处，是可以很好地避免非员工本人签署的法律风险。但当沟通不得不以远程的方式进行时，如何让员工签署相关协议书，这里整理出多种方式及各类方式的风险提示。

当无法实现面谈时，我们与员工通过远程沟通的方式达成了初步的“协商一致”，将其落在纸面上往往有几种可能的方式：

将需要签署的文件通过邮件发送给员工，请员工一式两份或多份自行打印后签字寄回，公司收到后完成后续的盖章流程再将其中一份寄回给员工。

风险：

是否真的是员工本人签字，实则未可知。

先请员工用邮件或短信等其他方式告知企业本人同意当前协商的结果，等可以返岗或具备面签的条件时，再补完后续的签约流程。

风险：

在补齐后续签约流程的过程中，如果员工表示不同意之前的协商结果、拒绝签字，此时，离职沟通往往会陷入漫长的拉锯战。

电子签平台给了这种方式下相对风险较低的解决方案，既可以及时完成签约流程，又在一定程度上控制了成本。随着其法律效力越来越得到认可，这种方式也逐渐被企业所接纳。

风险：

“是否为本人签署”，这往往也是企业是否接纳电子签的一大挑战；再加上多数企业对电子签平台的需求不止是签署协议即可，还需要完成与内部管理系统的对接，同时，信息安全也是一个很重要的考量因素。

针对每种情况下最需防控的关键风险，这里给出相应的风险管控方式，尽可能将风险降到最低。

如何让员工表明确为本人签字、且签字为本人的真实意思表示？在远程签约的过程中，可以请员工使用邮件或微信的方式答复“本人同意、签字为本人的真实意思表示，且文件为本人签名”的字样；或请员工将整个签字、装入快递袋寄回的过程，以证明确为本人签署，但相对管理的成本会比较高。

基于企业的管理要求，如果企业的管理目标很明确，必须在规定时间内提前完成沟通，那么可以参照方式①的解决方案，请员工使用邮件等方式答复“本人同意XXX，将于XX日返岗后履行后续签约流程”等字样。即使员工事后反悔，从沟通的角度，我们还是可以坚持邮件内容有效。因为，员工应当对个人工作账号妥善保管，不应有他人误操作，而且也不存在公司胁迫的情况，员工仍应对自己的承诺负责。

其中一个非常重要的考察点在于，员工是如何完成平台端的认证，以及在签署协议前需要进行哪些操作。

有些平台只需要员工提供身份证号、手机号做简单的短信认证，即可证明为本人签署，此时企业一定要慎重选择。而有些平台会开启摄像头、进行人脸识别。无论是输入本人身份信息的方式，还是人脸识别的方式，其核心在于，考察平台是否能直观地证明签字为本人签署。另外，还需要配合有IT相关的制度，规范员工账号密码使用的要求、电子签的使用范围和效力等。

当然，如果企业有外籍员工，因为涉及到公安信息备案的问题，电子签的解决方案可就失效了，此时我们只能回到传统的方式上来解决问题。

沟通有温度：不要让屏幕成为“屏障”

离职沟通的核心目标，是与员工达成协商解除的合意。但离职沟通和普通职场沟通不同，主要体现在如下三个方面：

离职沟通的内容涉及特定的法律应用场景，而职场沟通的内容普适性更高；离职沟通作为劳动者和用人单位的最后一次利益博弈，双方的意图存在先天的冲突，而职场沟通中，双方利益有可能趋于一致，还存在利益置换的可能；离职沟通目标性、阶段性强，而职场沟通存在一定灵活空间。

上述离职沟通的特殊属性，使得HR需要与员工首先建立起信任。但信任的建立，需要一个过程。即便是作为HR，由于某种程度上不可避免地代表公司立场，让信任建立的过程是一门技术、更是艺术。沟通者面对这类沟通场景本来就有很大的压力了，而先天对抗和冲突的属性，如果以远程的形式，将让沟通变得更难。

实际上有效的沟通中，沟通内容本身只占30%，大部分都来自于面谈时，双方传递出的肢体语言、神态表情、眼神语气的互动，要更多依靠双方气场的融合来实现情理层面的共识。远程沟通的方式失去了这些氛围因素来判断员工的状态、传达自己的情感，使得快速建立信任、化解员工负面情绪的挑战更为凸显。

以上所谈到的都是实操层面的话题。其实远程沟通更深层的，是需要解决如何在沟通中传递温度的问题，不要让眼前的屏幕成为沟通的屏障。需要配套解决谁来沟通、如何传递温度、如何更好地与员工达成一致等一系列的沟通难题。