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企业智能化管理,警惕法律风险找上门

企业智能化管理,警惕法律风险找上门


“好像随时随地都有一双眼睛盯着你,太不自在了。”沈阳某外贸公司销售经理出去办业务。移动考勤APP上通过手机定位显示,中午休息时间她曾出现在沈阳市住房公积金管理中心。几日后,她被公司通报批评并罚款200元。蒋桐愤愤不平:不能要求员工时时刻刻都在工作地点,手机定位考勤就像给员工套上了一道“紧箍”。


智能化的人力资源管理已然渗透到各个方面,未来随着AI、区块链等技术的成熟,也会越来越多的被应用在人力资源管理领域。随处可见的智能化,河中潜藏着怎样的暗礁呢——


技术赋能

便捷高效精准无处不在


销售人员遍布全国各地的企业,工作地点基本上都是在客户的办公室,可以说销售人员处于“散养”模式。如何考勤?如何了解员工拜访客户的情况?


在公司引进智能化移动办公平台后,这些痛点迎刃而解。通过智能化移动办公平台,不光销售人员的考勤清晰明了,外出拜访客户也可以进行统计,绝大多数工作的效率被量化和考核。员工还可以在平台上自己晒业绩,看看一天都拜访了哪些客户,在一定程度上提高了对自身的管理。


某科技公司在多地有分公司,有的分公司或办事处并未设立HR岗位。招聘异地员工对总公司HR来说费时费力:合同管理不便,异地签署繁琐也无法识别员工真实身份,毁约风险高。去年起,公司开始应用第三方电子合同平台,这让HR们大大松了口气,“招聘异地员工时,可以生成电子劳动合同,便捷安全。”异地合同在线签署,不需要快递了;网上实名认证,确保了员工真实身份;合同加密保护,而且还能杜绝信息篡改,有效避免纠纷。


某公司使用内部OA网,所有的规章制度、内部文件都通过OA网来流转。早先要走三四层流程才能到达一线员工的通知和信息,现在一“键”到位。


风险与便捷同在

高科技是把“双刃剑”


智能化、电子化管理让企业管理增效,但与此同时也潜藏着一些管理上的风险。


闪送、滴滴、猪八戒网等“互联网+”用工平台的兴起,是服务、餐饮、设计、互联网等行业的福音。新的工作方式使得工作场景不再局限,企业因此省下不少用工成本,而有闲暇时间和一技之长的人们也有了多点执业的可能。但劳动者因为工作事故引起身体上的伤害,能否判定双方为劳动关系,进而被认定为工伤?这样的劳动争议案件已经在全国不同城市出现,判案结果并不统一。


自动化考勤、智能化排班、工时管控……企业用工管理平台的应用让企业的人力资源管理工作化繁为简。但是当公司流程和相关印记逐渐电子化的前提下,一旦发生争议,企业就可能面临“电子证据是否被认可”的风险。要想证明电子证据合法、提高电子证据的采信度,企业或许还需付出更多的鉴定成本。


智能化管理还隐藏着合规风险企业规章制度需向员工进行公示,通过企业OA传递,员工是否收到,收到了是否点开认真查看了……这些情况企业都不得而知。一旦产生涉及违反规章制度的争议,员工咬死“没见过规章制度”、“不知道这项规定”,企业或将承担举证不能或程序不合法等后果。


一些跨区域的集团公司在对规章制度修订后,往往“贴”在公司官网上,并发出电子通知要求全体员工阅读。这样的做法并不完全符合《劳动合同法》认定的“民主送达”要求。


为我所用也要为我所知


不久前,海淀仲裁和海淀法院联合发布《涉互联网企业劳动争议纠纷裁审情况白皮书》。


《白皮书》显示,新技术手段不断被应用到考勤、审批等劳动管理环节,劳动环境亦呈现网络化、虚拟化、信息化的趋势。在人力资源管理层面,电子系统的集中运用,使得电子证据的认定涌入司法视野。以电子邮件、电子打卡记录、OA办公系统截图为代表的电子证据,逐步发展成为劳动争议诉讼中重要的证据类型。


智能化带来工作的便利与高效但也引发合规和举证风险。正如《白皮书》所说,因电子证据本身可篡改,以及部分当事人的诚信缺失,诉讼中一方当事人常不予认可电子证据的真实性,导致对方不得不通过公证等形式保全证据,诉讼与维权的成本因此增加。


为我所用,也要为我所知。对智能化管理的利与弊、得与失,如何权衡,如何把握,需细细考量。


常言道,万变不离其宗。不管采取何种技术服务于人力资源的哪项业务,从程序到事实,方方面面的合规是根本,留痕是保障。


以手机定位技术考勤为例。对于执行标准工时的企业,8小时之外的时间是员工的私人时间。如果连员工在午休、下班之后的时间都要了解清楚他们去了哪里、干了什么事,实质上侵犯了员工的隐私权和合法权益,属于不合法的管理手段和行为。所以手机定位要有度,绝不能踩员工权益“红线”。


再比如,通过OA网传达企业规章制度,就要考虑如何确保员工“确实可见”。赉擘斯林乐军律师提示,一些地区的司法机关在文书电子送达的尝试上,能给予企业一些启发。


2015年7月,江苏省高院发布《司法文书电子送达规定(试行)》,规定:……受送达人同意适用电子送达的,在填写“同意电子送达方式确认书”后……由系统即时发送短信提示。受送达人在收到短信提示后应当及时登录、查阅电子版司法文书。受送达人点击电子版司法文书后,平台自动生成送达回证,视为送达。电子送达与传统送达方式具有相同的法律效力。


司法文书一经送达即能产生相应法律效力,谨慎的法院尚能在此进行突破,企业也可参考类似程序与做法。


对于网约平台等新型组织的灵活用工、劳动关系认定问题,林乐军律师表示,目前全国性的法律法规、司法解释等仍未有明确规定。但司法实践上,各地法院已出现不少案例,判决结果不尽相同。前不久北京市海淀区法院认定“闪送员”属于劳动关系,而同样是闪送员的劳动关系认定案件,在北京西城、北京丰台、上海,其劳动关系却不被认定。


广东省高院发布的《关于审理劳动争议案件疑难问题的解答》明确答复:对于快递、送水等从业人员及相关行业,用工单位可与快递人员等建立多种形式的用工关系,快递等人员与其用工单位之间的关系,应按双方的约定认定。但如果用工单位依法制定的各项劳动规章制度适用于该劳动者,该劳动者亦受用工单位的劳动管理,从事用工单位安排的有报酬的劳动,且该劳动者提供的劳动是用工单位业务的组成部分,应认定双方存在劳动关系。


广东省高院的解答,实际上对一些行业的从业人员,法院有限度的尊重双方约定,而不是一概的认定为劳动关系。虽然《解答》后面仍然出现了“但如果”的紧箍咒,但广东省高院的该回复,实质上是地方司法机关在为新型组织的灵活用工打开了一个小口子。





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