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申报不定时,不容忽视的员工访谈环节


申报不定时,不容忽视的员工访谈环节

编者按:

自2008年起,开始申请并执行不定时工作制的M公司某外埠分公司,去年续批时碰了钉子。在申请被政府主管部门打回后,M公司与赉擘斯团队快速应对。一个月后“通过”的红章盖在了M公司的工时审批申请书上。


申报特殊工时工作制度不只是填报材料这么简单,这篇文章将通过一个真实的不定时工作制申报审批的案例,给曾经或正在碰钉子的您介绍一些实用建议。


不定时工作制申请陷僵局


M公司最早是一家外国法人在中国境内开办的独资企业,主营业务涉及财务咨询、审计、验证、资产评估、商业程序外包等多个方面,为此审计岗位当仁不让,成为公司的主力团队。


由于M公司业务具有多样、复杂、完成时间要求严格,以及业务分布广泛的特点,因此经常出外勤是审计岗位的家常便饭。业务繁忙时员工们脚不沾地,通宵达旦加班是家常便饭;闲时则“日长睡起无情思,闲看儿童捉柳花”。像绝大多数上班族那样的朝九晚五,对审计这个岗位而言根本不可能。考虑到岗位的特性,为方便企业用工和管理,同时也为了保证员工工作与休息的合法利益,M公司一直以来坚持为审计师岗位申请不定时工作制。


如往年一样,2017年6月份,M公司向当地的政府主管部门再次提出了申请。出乎意料的是,申请竟然被驳。公司HR询问理由,得到的答复是:通过与员工实地座谈发现,在完成任务后他们也没有实现自主地安排休息。这不符合不定时工作制的规定。


赉擘斯专家介入究缘由


随后,M公司与赉擘斯团队一起首先梳理了一遍申报材料,在确保材料完备的基础上,顾问详细了解了申报的各个环节。“把脉”后发现,岔子出在审批人员到企业考察的环节。


当时,审批部门选定了8名员工进行座谈。在了解了大家的岗位性质和职责后,审批人员提了几个问题,“不太忙时你来公司吗?”有几名员工的回答是“来”;“能自主安排休息吗?”有员工回答“有时还得按要求到公司”……


“自主安排工作时间,自主安排休息时间”是不定时工作制最显著的特点。政府有关部门有理由认为参加座谈员工的答案与此精神相违背,M公司申请被驳也就不足为奇了。


沟通有章法:交换意见 尊重理解


了解前因后果后,赉擘斯顾问向审批部门交流了想法。术业有专攻,每个人都是别人工作的门外汉。我们是劳动政策方面的专家,可是绝大多数员工对劳动政策多是一知半解。就拿申请不定时工作制来说,进行员工访谈时,有些员工可能并不是真正理解审批负责人想要了解什么,所以给出了自以为是的答案。既使是没什么工作任务时,公司也得行使管理的职能,为此员工休假也得经过批准,这可能就出现员工理解的“不能随意安排”的情形。审批人员对此也表示理解和认可。


对审批人员有疑惑的地方,公司知无不言言无不尽地给予解释,不遮遮掩掩;同样,对审批过程中存有疑惑的地方,也开门见山地加以咨询。


重新申报,重新走流程,一个月的时间里,M公司不定时工作制申请成功通过。


划重点!!!

事后“复盘”,为HR“补课”


很多时候申请失败主要是因为企业大意,觉得都是老套路,对员工访谈环节不重视,以为材料齐全就OK了,却忽视了对员工劳动政策法规的培训。


其次,从多年的经验来看,特殊工时审批只会越来越严,为避免一些企业企图逃避支付加班费的责任,政府主管部门会严把审批环节,这是对员工合法权益的有力保护。


再次,要想成功申请不定时工作制有章可循。HR要对相关岗位进行细致、全面的排查,详细了解岗位的性质、职责、特点,区分哪些应执行标准工时、哪些应执行综合工时或不定时工时,最大程度地寻求政策法规的支撑。前期备好课,后期方能驾轻就熟。


另外,要积极、主动地与政府有关部门沟通,在沟通过程中必须体现即专业又虚心:也就是在政策理解、执行上体现我们是专家;在沟通上我们又是学生,要虚心、真诚地向政府工作人员介绍情况,对政策的不同理解敢于阐明自己的观点,阐述中观点要真诚。


此外,熟悉劳动政策和审批办理流程等,心里没底的结果多是被主管部门驳回。只要坚持原则,合法合规,再提醒自己克服面对政府人员时天然的惧怕心理,尊重和真诚的沟通,业务成功办理就是手到擒来的事了。




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