×

《员工手册》不好使,你找对症结点了吗?

《员工手册》不好使,你找对症结点了吗?






通常来说,做劳动关系项目多在“救急”,也就是针对已经出现的劳动关系问题进行“破题”、“解题”。


而本期讲述的故事却意在“预防”——围绕员工手册,企业各个层面均“有话要说”;而对员工手册的修订和完善,既是预防劳动争议发生的未雨绸缪的过程,又是谋求和谐劳动关系的过程。




生产线停产的背后


K公司是外商独资公司,属于劳动密集型的企业,生产产品单一,专向两大航空公司提供隔热毯。公司有200来名员工,绝大多数是女性,平均年龄在35岁左右,所做的工作都是基础性的裁剪操作。

 

公司的生产线,分成4个段,由4位段长管理。公司气氛紧张的时候,一度有3个段的员工罢工、生产线停产,公司面临订单无法按时交付的窘境。

 

至于罢工原因“非一日之功”,主要有两个:一是有传言说厂子要裁员,员工们心生恐慌;二是员工们认为管理层不尊重大家伙儿,连一些角落都安装摄像头“监视我们”。

 

员工们不听话闹罢工,来自美国的老板“很生气”,要求3位段长向手下的员工发出书面警告。谁知,3位段长拒发警告,他们觉得“老板对我们也不信任”。矛盾进而升级,老板给3位段长开了处罚单。3位段长不服,一连几天坐在老板的办公室里要说法,“凭啥罚我们?”

 

老板很苦恼,“这些员工怎么这么不好管!”在他看来,“就是因为员工手册不给力,不能有效地约束员工,她们才这么不听话。”


“问诊”员工手册


K公司请赉擘斯团队介入,要求结合企业实际情况,对员工手册进行重新梳理、整合和完善。

    

如人饮水,冷暖自知。员工手册到底存在什么问题?不同层面人员对员工手册有什么看法?大家希望的员工手册什么样……赉擘斯团队决定通过群体性访谈,“问诊”员工手册。

 

美国老板、HR、生产经理、生产副经理、4位段长,还有十多位一线员工相继走进了访谈室。

 

老板认为自己无法得到员工们的认可,员工们不服管,人工成本也高。希望员工手册有助于企业经营方针的实现,有助于企业形成统一的价值观,同时通过违纪章节严格管理,提高生产效率。

 

HR希望规章制度合法合规的同时,要有灵活性、可操作性。比如,员工表现好,可以得到晋升,工资也水涨船高;反之,表现不好,高薪无从谈,晋升更别指望。

 

中层管理者认为,因为语言不通,老板的精神不能很好地传达给员工,上传下达不好做,“两边不讨好”;制度不好使,没有“有力的武器”来鞭策一线员工。希望员工手册越严越好,最好细化到点,他们好一板一眼地执行。比如,迟到5分01秒与5分50秒的员工如何区别对待?如何进行处罚?扣工资怎么扣?

 

员工们则认为,自己得不到尊重,连上厕所都得领牌子,时间稍长就会被斥责;中层不能把大家的想法及时、准确地“上达”;工序之间衔接不紧密,造成时间浪费;绩效考核体现不出差距,做不到奖勤罚懒,吃的是“大锅饭”,对技能强的员工来说很不公平;对上反应意见的渠道不畅通,很多意见被拦截。

 

通过访谈,赉擘斯团队看到,各个层面对规章制度的看法和期待很不一样。“K公司的情况是,老板不信任员工,员工们不认可老板。员工手册合不合规只是浅层次的问题,深层次的问题是缺乏顺畅、有效的沟通和尊重。”赉擘斯团队下了这样的诊断书。


因病施治“动手术”


“我们不是拿着员工手册,简单地修修补补。面对K公司上下希望达成的三个目标:合规、灵活;沟通、信任;理解、支持,我们要做的是一场‘大手术’。”赉擘斯团队负责人说,

经过团队讨论,我们决定分三步走:


第一步,修改、完善;

第二步,与HR和管理层讨论共识;

第三步,与员工沟通。

 

这场“手术”耗时3个月。

 

K公司的员工手册一共11个章节,每三个章节走一个轮回。

 

“每修改三个章节,我们就会与HR碰次头,同时叫上7条业务线的中层,大家一起逐条逐项地进行讨论、提出意见建议。”赉擘斯咨询顾问介绍说,每次讨论少说4、5个小时。短的1周、长的2周,才能完成三个章节的修订。


“法律怎么规定的?为什么这么规定,这么规定员工会有什么反馈……讨论、解读的过程,业务线团队觉得自己‘被尊重’。这一过程,也让HR和业务线相互了解了彼此的困难,拉近了HR与业务团队的关系。”

 

规章制度落地的层面最终是员工。“考虑到员工的对抗性以及对尊重的迫切渴求,我们选了20名员工代表面对面沟通。这些员工代表来自不同的小组,他们负责收集本组同伴的意见,之后将意见汇集反馈给我们。针对收集上来的意见,我们进行答疑和制度再完善。”


赉擘斯咨询顾问介绍说,员工代表收集了薪酬、福利等13大类80多条意见。意见分类、详细内容、如何应对、统一回复口径……赉擘斯团队做了几张Excel表,条条件件有“回音”。

 

大的反馈,比如年终绩效奖金,赉擘斯团队提出了四套方案,每套方案的优劣势以及沟通策略都配有详细的说明;小的反馈,比如“私人物品如何界定?是否能存放在办公室”,经过讨论后,员工手册的文字改为“与工作无关的私人贵重物品不得存放于办公室内”。

 

公开透明地讨论、员工置疑及时化解……这些都是保证员工手册以合法合规合情合理的文字呈现的要素。

 

经过统一规整,员工手册还增加了意见反馈渠道和机制一章——解决了上传下达不畅通的问题。员工有问题可以找业务线中层,进而传递给HR,解决不了还可以通过老板邮箱反映给老板。

 

这让习惯了被通知,被管理的一线工人倍感尊重。赉擘斯团队推行员工手册修订“三步走”的过程,以“伙伴式”的对话,坚持保证员工知情权的原则,以一种柔性的形式走完了劳动合同法规定的相关程序,即“经职工代表大会或者全体职工讨论、公示或告知劳动者”等。


和谐劳动关系的谋求


确保员工手册“好使”,就要让每名员工都能吃透其精髓。“我们先后做了四场培训,宣讲新制度制定的目的、法律依据、关键点……”赉擘斯团队给K公司全体员工们诠释了一个观点,“规章制度是把‘双刃剑’,一方面是约束和管理;另一方面权益维护。”

 

进行规章制度的解读,不仅帮HR和业务达成了共识,也让全体员工清晰地看到了企业的管理方向和目标,对企业管理多了理解和支持。公司的几条生产线逐渐恢复了干劲冲天的场景。

 

“良好的沟通、双方的信任、员工满意、双方利益的保障,基于此企业才能‘把蛋糕做大’。而上述种种其实都是和谐劳动关系的显性化。”赉擘斯咨询顾问进一步说,“严谨是前提,获得认同并严格执行,这样的规章制度才不会被束之高阁,才能作为企业文化的一部分实现它真正的意义——确保企业目标实现下的员工满意,这才是真正的和谐!”




Copyright ©2017 北京来贝管理咨询有限公司 
犀牛云提供企业云服务